Mejorando el éxito de los proyectos
Los proyectos adoptan muchas formas. Desde cosas personales del día a día hasta inversiones de capital corporativo de varios años, un "proyecto" puede ser casi cualquier cosa. Algunos proyectos fracasan, otros triunfan. ¿Cómo garantizar el éxito? Veamos algunas cosas.
El coste de la mala gestión
En 2018, el 9,9% de cada dólar gastado en proyectos se desperdició debido a un mal desempeño del proyecto (pmi.org). Esta pérdida puede atribuirse a muchos factores, algunos de los cuales incluyen:
- Alcance mal definido o en constante cambio
- Apoyo insuficiente o agnóstico del proyecto
- Gestión/informes inadecuados de la ejecución del proyecto
Además de la pérdida de dinero, hay otras consecuencias intangibles. Entre otras, la disminución de la motivación del equipo, la pérdida de confianza en la toma de decisiones de la dirección y el inicio o la proliferación del enigma "esto es sólo otro movimiento de moda que no se va a poner en práctica".
Crear un alcance claro del proyecto
¿Cuántas veces ha decidido todo su equipo "esto es EXACTAMENTE lo que queremos hacer", y un mes después se dan cuenta de que quieren hacer otra cosa?
Si el equipo había decidido inicialmente que necesitaba construir un torpedo, pero más tarde decidieron que necesitaban construir un misil de superficie, ese proyecto ha fracasado. ¿Y si el equipo acordó construir un torpedo, pero no tenía experiencia en la construcción de torpedos? Es probable que tengan un gran problema.
He aquí algunas consideraciones a la hora de crear el alcance de un proyecto:
- El alcance debe consistir en resolver un problema; no debe consistir simplemente en crear algo (es decir, no cree un proyecto sin comprender el problema subyacente que se va a resolver).
- Compruebe, y vuelva a comprobar, que todas las partes interesadas entienden lo que se va a ejecutar.
- Establezca plazos e hitos detallados
- No "bañes en oro", resuelve el problema. Si necesitas un martillo, no construyas una navaja suiza.
- Asegúrese de que dispone de los recursos adecuados para ejecutar el trabajo.
Si alguna vez tienes que cambiar el alcance, no dudes en hacerlo y vuelve a repasar la lista de consideraciones. Además, pregúntese por qué ha cambiado el alcance durante la ejecución del proyecto; es probable que se haya aprendido algo que se pasó por alto la primera vez.
Apuesta por el éxito
¿Alguna vez has tenido que convencer constantemente a la gente de que lo que estaba haciendo el equipo merecía la pena?
Después de que todas las partes interesadas se hayan alineado en el alcance de su proyecto, debería ser fácil tener a todos a bordo y "comprados" en el éxito que está a punto de lograr. Esto tiene que ser de abajo arriba, TODAS las partes interesadas y los miembros del equipo deben estar comprometidos con el éxito del proyecto. Si tienes problemas para conseguir y mantener la aceptación, es necesario aclarar el alcance del proyecto y por qué se está ejecutando.
El "por qué" es muy importante para mantener la aceptación, sobre todo si el proyecto tarda en ejecutarse más de lo previsto. Hay que tener siempre presente el "por qué" del objetivo final, recordando constantemente a todos el impacto empresarial del proyecto que se está ejecutando y el problema o problemas importantes que está resolviendo.
Gestión abierta y proactiva
¿Alguna vez se ha enterado de un problema en un proyecto una o dos semanas después de que surgiera?
Muchos proyectos tienen una reunión semanal de estado o de contacto, sin que se incorpore ningún otro método de información/retroalimentación. Esto es un error. Para gestionar realmente un proyecto de forma proactiva, es necesario disponer de herramientas y métodos que permitan escalar rápidamente los problemas antes de que se produzcan o cuando se produzcan.
Al gestionar un proyecto, hay que animar a todos los miembros del equipo a que informen de los problemas lo antes posible. Esta franqueza puede crear un entorno en el que no se culpe a la persona, sino que el equipo se centre en el problema. A menudo se pierde tiempo porque una persona no quiere "dar la alarma" hasta haber encontrado la solución. El retraso que provoca esta mentalidad puede tener enormes repercusiones en el éxito general de un proyecto y debe desalentarse.
Consejos para una gestión abierta y proactiva de un proyecto:
- Exponga los problemas directamente, no se centre en la persona que trabaja en la tarea con el problema
- Sea lo más transparente posible a la hora de informar sobre las métricas/estadísticas del proyecto y proporcione contexto sobre cómo se están investigando y/o abordando los problemas.
- Agradezca a los miembros del equipo que planteen problemas y proporcióneles recursos adicionales cuando sea posible.
- Haga un seguimiento de la resolución de problemas lo antes posible, celebrando la victoria de ese problema.
Consideraciones adicionales: Aproveche a sus expertos
Como gestor de proyectos, ¿es usted el experto? Tal vez, pero no es probable. Un gran productor musical sabe cómo tomar las letras de un artista, sus preferencias rítmicas y manipularlas para convertirlas en algo más allá de la visión inicial. Como gestor de proyectos, no eres necesariamente un experto en nada, pero eres un experto en ser el "no experto". Como "no experto", estás en el mejor lugar para explotar a tus expertos uniéndolos de formas que quizá no se les ocurrirían a ellos mismos. Intenta que los miembros del equipo se emparejen de forma que sus habilidades se complementen y descubre qué éxitos puedes conseguir.
En resumen, los proyectos adoptan muchas formas. Si quiere aumentar sus posibilidades de ejecutar un proyecto con éxito, es importante mantener un alcance claro (lo que se va a ejecutar), asegurarse de que todos participan en el éxito y ser abierto y honesto con todos. Si se tienen en cuenta estas consideraciones de principio a fin, se conseguirá ahorrar costes y mejorar el rendimiento. Es una gran sensación cuando se entrega un nuevo producto/herramienta/sistema y puede hacer avanzar inesperadamente a tu empresa/equipo más rápido de lo imaginado.
