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Consejos específicos para la programación de proyectos y la gestión de las expectativas de los clientes

He conocido a jefes de proyecto que dan consejos vagos, y son todos unos cobardes.

Como dice el título, este artículo contiene consejos rápidos para que un gestor de proyectos programe y gestione proyectos de ingeniería. Más que grandes tópicos u objetivos, el propósito de este artículo es ofrecer tareas prácticas para los gestores de proyectos que inician nuevos proyectos.

Programación

Si no dispone de un calendario realista y actualizado, tiene garantizadas dos semanas de agobio justo antes de la fecha límite.

Como dice el título, este artículo contiene consejos rápidos para que un gestor de proyectos programe y gestione proyectos de ingeniería. Más que grandes tópicos u objetivos, el propósito de este artículo es ofrecer tareas prácticas a los gestores de proyectos que inician nuevos proyectos.

  • Todas las tareas del calendario deben requerir entre 8 y 40 horas de esfuerzo. Ni más ni menos. La duración de la tarea puede estirarse para adaptarse a la disponibilidad, pero si lleva menos de 8 horas de trabajo completarla es demasiado minúscula para preocuparse de su seguimiento y si es superior a 40 horas hay que dividirla. Hacer "pruebas" durante 120 horas no es un buen plan.

  • Asume que tienes ≤60% del tiempo de la gente por semana. Los ingenieros suelen trabajar en varios proyectos a la vez, y esos otros proyectos tendrán prioridad durante una parte de su tiempo. No puedes planificar las emergencias en otros proyectos con meses de antelación, pero asume que sólo tendrás 3 de cada 5 días del tiempo de la gente para tenerlos en cuenta.

  • Añade de 1 a 2 semanas de tiempo de espera para las piezas debido a retrasos en los envíos y pedidos. El envío de peticiones de oferta, la obtención de presupuestos, la elaboración de pedidos y el envío de piezas añaden un tiempo que no se refleja en el plazo de entrega que figura en los presupuestos.

  • Duplique la cantidad de pruebas en el presupuesto inicial. Triplíquelo si puede. Inclúyalo en el calendario. Según mi experiencia, todo el mundo es muy torpe a la hora de calcular el tiempo que requieren las pruebas. El software se lleva la peor parte, ya que suele ser la última tarea, pero todo el mundo desea siempre más tiempo para las pruebas.

  • Obtén información actualizada de tu equipo y revisa tu calendario cada semana. Si lo dejas desatendido, tu calendario se vuelve rápidamente inútil. Actualízalo con los porcentajes de finalización de las tareas y las fechas de inicio correctas para ver si algo se está desviando.

Reuniones con clientes

Sus clientes le pagan por su tiempo. Debe dedicar parte de su tiempo a hablar con ellos.

  • Celebre reuniones quincenales formales de actualización y reuniones semanales informales. Celebrar reuniones mensuales significa que la gente no se entera de nada durante semanas, mientras que celebrar reuniones más de una vez a la semana significa que pasas más tiempo preparando y celebrando reuniones que trabajando.

  • Enla reunión formal participan casi todos los participantes en el proyecto: todo tu equipo, su equipo y, posiblemente, los directivos de ambos. Tu objetivo es ofrecer una visión general del estado del proyecto. Haz presentaciones claras y concisas, de unas cinco a ocho diapositivas con un gráfico en cada una, y entrégalas después a todo el mundo. Mantén el ritmo de la reunión: prolongarla demasiado significa que estás haciendo perder el tiempo a más de una docena de personas.

  • En las reuniones informales, mantén a tu equipo al margen. No les hagas perder el tiempo. Tu objetivo es resolver problemas concretos con tu cliente. Esta reunión debe ser una llamada telefónica o una pantalla compartida con el contacto principal del cliente para informarle de la situación, proporcionarle actualizaciones, establecer una buena relación y obtener respuestas y actualizaciones que aún no haya enviado por correo electrónico.
  • No bromees con que te vas a pasar del presupuesto o no vas a cumplir los plazos, por muy buena relación que creas tener. Nunca me ha ido bien.

Gestionar las expectativas

De ti depende marcar el tono del proyecto. Si mantienes a tus clientes contentos e informados, evitarás que tú y tu equipo estreséis y os peleéis.

  • Establece una carta de intenciones al inicio del proyecto. Especifica todo lo que sea factible: el número de unidades, el coste previsto, el plazo previsto, las funciones previstas, los riesgos, quién participa en el proyecto, etc. Busca en Google "Project Charter Templates" para obtener ideas. Es fundamental tenerlo todo listo antes de empezar el proyecto para evitar que se desborde su alcance.

  • No pongas plazos sin un calendario que los respalde. Los plazos verbales serán la pesadilla de tu existencia. Son "difusos" en el sentido de que no se pueden consultar en un correo electrónico, y cualquier palabrería que los rodee, como "si todo va bien" o "esperamos", se olvidará inmediatamente en cuanto se diga una fecha o un plazo definitivos. A partir de ahí, el cliente tiene una expectativa que usted ha fijado accidentalmente, no puede volver a comprobar y probablemente no pueda cumplir.

  • Si sabes que se va a producir un retraso o que te vas a salir del presupuesto, díselo al cliente lo antes posible. No espere. Esto no es divertido, y más vale que tengas una buena explicación de por qué ha ocurrido y cómo lo solucionarás en el futuro, pero informarles de un retraso 2 meses antes de una fecha límite es mucho más fácil que 2 días.

Para terminar

Esto es sólo una pequeña parte de lo que implica la gestión de proyectos, ¡ni siquiera cubre cómo gestionar el proyecto! Sin embargo, creo que estos consejos son los más importantes. No se puede recuperar el tiempo perdido y no se pueden arreglar las promesas incumplidas. Si tienes un buen calendario, sabrás cómo va el proyecto. Y si tienes una relación sólida con tu cliente, le darás lo que quiere y conseguirás su negocio en el futuro.

Espero que estos consejos sean útiles para todos los gestores de proyectos.

P.D. Si en futuros artículos doy consejos vagos, ignora la primera línea de este.